Personalgespraeche richtig fuehren

Vorgesetzter oder
Mitarbeiter der Personalabteilung
Gesprächsziel festlegen:
Wahre Gründe der Kündigung herausfinden
Den Mitarbeiter zum Bleiben zu überreden
Imagepflege usw.
Gesprächstermin festlegen
Form der Gesprächsdurchführung festlegen
Gesprächstermin und -grund dem Mitarbeiter rechtzeitig mitteilen
Für ungestörte Gesprächsatmosphäre sorgen
    Gesprächsdurchführung
    Eröffnung
Begrüßung des Mitarbeiters
Kontakt auf der Beziehungsebene herstellen
Dank aussprechen, dass der Mitarbeiter sich zum Gespräch bereiterklärt
Hinweis darauf, dass dem Mitarbeiter keine Nachteile aus dem Gespräch entstehen
    Darstellung des Anlasses
Gesprächsanlass nennen
Gesprächsziel nennen
Auf Wichtigkeit des Gespräches hinweisen
    Kerngespräch
Mit „Anwärm-Phase“ beginnen
Persönliche Fragen erst stellen, wenn persönliche Beziehung zwischen den Gesprächspartnern entstanden ist und positive Gesprächsatmosphäre herrscht
Notizen fertigen, um Aussagen des Mitarbeiters später nicht zu verzerren
Redeanteil gering halten und:
Aktiv zuhören
Fragetechniken beachten
Gesprächsstil beachten
Dialog fördern
Ständig bewusstmachen, dass die Bereitschaft des Mitarbeiters Fragen zu beantworten von der Gesprächsatmosphäre und vom Kontakt auf der Beziehungsebene abhängt
Den Mitarbeiter als Person akzeptieren und somit auch seine Aussagen; Wahrnehmungsfehler bewusstmachen
Werden zusätzlich Erhebungsbogen benutzt, diese erst nach einem Einleitungsgespräch vom Mitarbeiter ausfüllen lassen. Anschließend Diskussion weiterführen und den Bogen als Grundlage nutzen
    Abschluss
Für die Auskunftswilligkeit beim Mitarbeiter bedanken
Ihm alles Gute für die Zukunft und den neuen Arbeitsplatz wünschen
Gespräch positiv beenden
    Gesprächsauswertung
Gesprächsnotizen und Erhebungsbogen auswerten. Daten:
Sammeln
Katalogisieren
Vergleichen
Schwachstellen im Unternehmen herausfinden
Schwachstellen nach Möglichkeit beseitigen:
Organisatorisch
Technisch
Personell
Konsequenzen aus den erhobenen Daten ziehen (z. B. in Bezug auf Neueinstellungen)
Persönliche Gesprächsauswertung vornehmen
15.6  Gesprächsbeispiel
Gesprächseröffnung
    BEISPIEL:
    Mitarbeiter der Personalabteilung: „Guten Tag, Frau Schulz“.
    Mitarbeiterin: „Guten Tag, Herr Müller“.
    Mitarbeiter der Personalabteilung: „Nehmen Sie doch bitte Platz. Ich möchte mich zunächst bei Ihnen bedanken, dass Sie sich bereiterklärt haben, an diesem Gespräch teilzunehmen und versichere Ihnen, dass Ihnen aus Ihrer Offenheit keinerlei Nachteile entstehen werden.“
    Erläuterung: Der Erfolg des Abschlussgespräches ist unter anderem abhängig von dem Kontakt auf der Beziehungsebene. Der Redeanteil des Mitarbeiters der Personalabteilung ist situationsgerecht umfangreich. Er sorgt für eine angenehme Gesprächsatmosphäre, indem er die Mitarbeiterin mit Namen begrüßt, ihr einen Sitzplatz anbietet und sich für die Bereitschaft zum Gespräch bedankt. Um eine ehrliche Stellungnahme der Mitarbeiterin zu erhalten, wird die Gesprächseröffnung mit einem Hinweis, dass ihr aus dem Gespräch keine Nachteile entstehen, beendet. Auf die non-verbalen Verhaltensweisen ist unbedingt zu achten, da sie im Wesentlichen zur Gesprächsatmosphäre beitragen.
Darstellung des Gesprächsanlasses
    BEISPIEL:
    Mitarbeiter der Personalabteilung: „Uns geht es in diesem Gespräch darum, Ihre ehrliche Meinung über das Unternehmen zu erfragen und herauszufinden, warum Sie es verlassen. Wir sind deshalb auf Ihre Ehrlichkeit angewiesen, damit wir Gründe, die zu Ihrer Kündigung führten, falls sie in unserem Unternehmen liegen, beseitigen können. Zugegebenermaßen werden Sie davon nichts mehr haben, aber Ihre Kollegen werden Ihnen sicherlich dankbar sein, wenn Sie uns die tatsächlichen Gründe, die zu Ihrer Kündigung führten, offen nennen und wir somit vorhandene Schwachstellen im Unternehmen erkennen und beseitigen können. Frau Schulz, kann ich Ihnen zunächst eine Tasse Kaffee anbieten?“
    Mitarbeiterin: „Ja, gerne“.
    Erläuterung: In dieser Phase stellt der Mitarbeiter der Personalabteilung offen den Grund des Gespräches dar und weist auf seine Wichtigkeit hin. Er stellt den Anlass direkt und ehrlich dar, um auch bei der Mitarbeiterin einen Prozess der Offenheit zu erreichen. Durch Nennung des Gesprächsziels wird sichergestellt, dass beide Gesprächspartner effektiv und zielstrebig miteinander kommunizieren.
Kerngespräch
    BEISPIEL:
    Mitarbeiter der Personalabteilung: „Seien Sie