Managementwissen (TaschenGuide)

wie?
Die Verteilung von Information: Wie gelangen Informationen zu denen, die sie brauchen?
Das Verständnis von Information: Wie müssen Informationen aufbereitet werden, damit sie von den Adressaten verstanden werden?
Die Rolle der EDV
    Ohne den Einsatz von EDV ist für einen Betrieb ab einer gewissen Größe effektives Informationsmanagement kaum denkbar. Und doch geht es um weit mehr als um das „Managen von Datenverarbeitungssystemen“, sodass die EDV allein nicht weiterhilft
    Überlegen Sie einmal, auf wie vielen Kanälen Sie relevante Informationen aufnehmen oder weitergeben: in persönlichen Gesprächen mit Mitarbeitern und Kollegen, auf Sitzungen, bei Konferenzen, durch Besuche, durch Lektüre von Zeitschriften und Büchern oder durch informelle Kontakte. All das ist für ein Informationsmanagement ebenfalls relevant.

Informationen sammeln
    Die erste Frage, die Sie klären müssen: Welche Informationen brauchen Sie überhaupt? Mit welchem Fundus von Informationen arbeiten Sie? In vielen Organisationen wird eine Unmenge von Daten und Informationen erfasst, die niemand braucht, weil definitiv niemand diese Informationen zur Grundlage seiner Entscheidungen macht.
    Ermitteln Sie Ihren Informationsbedarf
    Ziel der Überprüfung ist es, die Anzahl der Informationen zu begrenzen und herauszufinden, welche Informationen Sie wirklich benötigen. Das ist keine leichte Aufgabe, doch sie lohnt sich. Denn unter Umständen zeigt sich, dass Sie andere Informationen brauchen, als Sie bekommen.
Sie sollten wissen, was Sie nicht wissen müssen
    Nutzlose Informationen verursachen gleich mehrfach vermeidbare Kosten: Bei ihrer Erfassung, ihrer Verteilung, ihrer Aufbereitung und auch dadurch, dass Sie Zeit verlieren, wenn Sie solche Informationen zur Kenntnis nehmen.
    Laufende und bedarfsabhängige Information
    Es gibt Informationen, die Sie laufend benötigen. Dazu zählen vor allem interne Informationen, die direkt mit Ihrem Geschäftsbereich zu tun haben. Sie müssen wissen, was in Ihrem Bereich geschieht und welche Auswirkungen Ihre Entscheidungen haben.
    Manche Informationen dagegen benötigen Sie nur selten. Dennoch können gerade dies äußerst wichtige Informationen sein, die Sie für Ihre Entscheidungen unbedingt brauchen, zum Beispiel Rechtsinformationen oder Informationen über einen bestimmten lokalen Markt, den Sie bearbeiten wollen. Hier müssen Sie entscheiden, ob es erforderlich ist, solcheInformationen intern bereitzuhalten, oder ob sie im Bedarfsfall von außen eingekauft werden können.
Welche Informationen sollten Sie zur Verfügung haben?
Alle Daten über das eigene Unternehmen (die eigene Organisation). Achten Sie auf lückenlose Dokumentation und schnelle Auffindbarkeit.
Informationen, bei denen Know-how im Unternehmen genutzt werden kann.
Informationen, auf die häufig zurückgegriffen wird.
Sensible Informationen wie Rechtsauskünfte, eigene Konkurrenzbeobachtung oder Marktstudien.
    Immer an das Ganze denken
    Informationsmanagement lässt sich nicht losgelöst von der gesamten Organisation denken. So ist zum einen darauf zu achten, dass gleichartige Information durchgängig auf gleiche Weise erfasst wird. Sonst gefährden Sie die Vergleichbarkeit und damit auch die Aussagekraft Ihrer Informationen. Zum anderen empfiehlt es sich, alle fünf Dimensionen zu berücksichtigen, in denen sich ein Unternehmen bewegt.
1. Dimension: Die Organisation. Interne Informationen über die Ertragslage, die Mitarbeiter, die Produktivität, die Produktqualität; Archiv, Dokumentation über Regeln und Verfahren.
2. Dimension: Lieferanten, externe Mitarbeiter, Zuverlässigkeit, Preise, Qualität, Verfügbarkeit.
3. Dimension: Kunden. Wer sind Ihre Kunden? Was sind ihre Anforderungen? Kaufmotive? Zufriedenheit?
4. Dimension: Markt. Informationen über Ihre Wettbewerber und deren Kunden. Kommt ein neues Produkt auf den Markt? Worauf legen Kunden Wert, die nicht bei Ihnen kaufen?
5. Dimension: Das wirtschaftliche, gesellschaftliche Umfeld. Gesetzliche Änderungen? Trends? Wandeln sich Einstellungen, Wertorientierungen? Gibt es demografische Veränderungen?
    Die ersten drei Dimensionen spielen für das Tagesgeschäft die entscheidende Rolle, während die letzten beiden Dimensionen für die strategische Planung von Bedeutung sind.
    Checkliste: Informationsbedarf
1
Kennen Sie die strategische Ausrichtung Ihrer Organisation, ihre Ziele, ihre Marktstellung?
2
Verfügen Sie über aktuelle Informationen über die