Personalgespraeche richtig fuehren

geprägt von einer positiven, freundlichen und offenen Gesprächsatmosphäre. Alle Verhaltensweisen seitens des Vorgesetzten, die die Atmosphäre negativ beeinflussen können, sind zu unterlassen, da sie das Gespräch in falsche Bahnen lenken und das Gesprächsziel somit verfehlt wird. Dieser Anspruch beinhaltet auch, dass im Gespräch nicht der Eindruck entstehen darf, es handele sich um eine „Pflichtveranstaltung“ für den Vorgesetzten. Der Vorgesetzte sollte seine Freude über die Rückkehr zum Ausdruck bringen und sich nach dem Befinden des Mitarbeiters erkundigen. Besondere Berücksichtigungsollte das aktive Zuhören und das Stellen offener Fragen finden. Sie tragen dazu bei, dass sich der Mitarbeiter offen und frei äußern kann. Der Mitarbeiter ist zu befragen, ob er vollständig genesen und ob noch besondere Rücksicht zu nehmen ist. In diesem Zusammenhang sollte nach den betrieblichen Ursachen der Krankheit gefragt werden. Die ehrliche Beantwortung dieser Frage setzt ein besonderes Vertrauensverhältnis voraus. Sollte vom Mitarbeiter ein Zusammenhang gesehen werden, so ist ihm unbedingt Hilfe anzubieten. Sollte dies unterlassen werden, so wird sich der Mitarbeiter beim nächsten Mal sehr gut überlegen, ob er nochmals offen und ehrlich antwortet. Das Vertrauensverhältnis kann beeinflusst werden.
    Der Vorgesetzte hat darauf zu achten, dass er nicht nur Informationen empfängt, sondern auch Informationen gibt (siehe Kapitel 5. Bedeutung des Johari-Fensters). Dies kann geschehen, indem er über Neuigkeiten im Arbeitsbereich des Mitarbeiters informiert, aber auch darüber, wie und von wem die Arbeit des Mitarbeiters während seiner Abwesenheit erledigt wurde. Darüber hinaus ist er über weitere Vorhaben der Arbeitsgruppe, der Abteilung oder des Bereiches zu unterrichten. Durch diesen Informationsaustausch wird die Wichtigkeit des Mitarbeiters im gesamten Arbeitsprozess herausgestellt. Den individuellen Erwartungen des Mitarbeiters wird somit Rechnung getragen.
13.3  Nachbereitung des Gespräches
    Sollten vom Mitarbeiter betriebliche Gründe für die Fehlzeiten angegeben worden sein, so ist dafür zu sorgen, dass diesen Hinweisen nachgegangen wird. Hierbei kann es sich beispielsweise um Zugluft am Arbeitsplatz oder um Stress durch Überforderung handeln. Aber auch das Verhalten des Vorgesetzten kann dazu beigetragen haben, dem Arbeitsplatz fernzubleiben. In diesem Fall ist der Vorgesetzte gut beraten, die Initiative zu ergreifen und zu überdenken, ob mangelhafte Führungs- und Sozialkompetenz durch Schulungsmaßnahmen zu beheben sind. Die psychologische Gesprächsauswertung sollte hierbei im Vordergrund stehen.Zugesagte oder sogar vereinbarte Hilfe ist unbedingt in die Tat umzusetzen. Sollten die Gründe im Arbeitsablauf liegen, so ist ebenfalls, evtl. unter Mitwirkung des Mitarbeiters, Abhilfe zu schaffen. Sollte sich das Arbeitsumfeld, aus welchen Gründen auch immer, nicht beeinflussen lassen, so ist dies in einem weiteren Gespräch dem Mitarbeiter mitzuteilen und die Gründe hierfür zu nennen. Unterlassene, aber zugesagte Hilfestellung, verstärkt die Motivationsstörung des Mitarbeiters. Mit weiteren, wenn nicht sogar verstärkten Fehlzeiten muss gerechnet werden. Ein Rückkehrgespräch, dem keine Taten folgen, verliert schnell an Glaubwürdigkeit und als Führungs- und Motivationsinstrument an Gewicht.
    Darüber hinaus ist das weitere Fehlzeitenverhalten des Mitarbeiters genau zu beobachten. Sollten die Fehlzeiten nicht nachlassen, so sind weitere Gespräche und Maßnahmen zu planen.
13.4  Gesprächskonzept
    Gesprächsvorbereitung
Gespräch unmittelbar nach der Rückkehr mit dem Mitarbeiter führen
Arbeitsumfeld des Mitarbeiters vor Augen führen, insbesondere:
Zusammensetzung der Arbeitsgruppe
Physische Einflüsse
Psychische Einflüsse
Vorgesetztenverhalten etc.
Soweit bekannt, das private und gesellschaftliche Umfeld des Mitarbeiters vor Augen führen, insbesondere
Private Schicksalsschläge
Temporäre private Belastungen etc.
Gesamtes Fehlzeitenverhalten des Mitarbeiters in der Vergangenheit berücksichtigen
Psychologische Gesprächsvorbereitung vornehmen
Informationen, die dem Mitarbeiter im Gespräch gegeben werden sollen vorbereiten, insbesondere:
Weitere Vorhaben der Abteilung/Gruppe
Veränderungen und Neuigkeiten im Unternehmen
Veränderungen am Arbeitsplatz des Mitarbeiters
Vertretungsregelung am Arbeitsplatz des Mitarbeiters
Für ungestörte Gesprächsatmosphäre