Was Ihr Chef Nicht Wissen Muss

häufig eine Grundvoraussetzung.
Emotionale Intelligenz und soziale Kompetenz: Sie sind einfühlsam und geschickt im Umgang mit Kollegen und Mitarbeitern. Sie verfügen über Team-, Kommunikations- und Integrationsfähigkeit.
Motivation: Ihr Antrieb kommt von innen heraus und macht Sie unabhängig − ohne dass ein Chef Sie ständig antreiben oder loben muss.
Durchsetzungsvermögen: Wird endlos diskutiert, hauen Sie auch mal auf den Tisch und sagen: «So wird es gemacht.»
Kreativität: Sie finden eigenständig Lösungen für Probleme, stellen neue Ideen in den Raum und beeindrucken durch Einfallsreichtum.
Analytisches und logisches Denken: Sie besitzen die Fähigkeit, Sachverhalte mit der passenden «Wenn-dann-Formel» zu durchleuchten. Das heißt, Sie erkennen Zusammenhänge, ziehen angemessene Schlüsse daraus und können für verschiedene Szenarien Lösungsmöglichkeiten entwickeln.

Soziale Kompetenz
    Was dem Schwarm nicht nützt,
das nützt auch der einzelnen Biene nicht.
    Marc Aurel, römischer Kaiser
    «Die Sekretärin der Zukunft wird weniger Schreibkraft als vielmehr Büromanagerin sein», prophezeite die ehemalige Vorsitzende des Bundesverbands Sekretariat und Büromanagement, Christa Vogel: «Die Anforderungen an die fachliche Kompetenz werden ebenso steigen wie die Anforderungen an die soziale Kompetenz.»
    Diese durchaus zutreffende Einschätzung scheint bei den Beschäftigten der Branche noch nicht angekommen zu sein. Oder wie kommt es, dass in einer Befragung der Gummersbacher Managementberatung Kienbaum von Deutschlands Personalern unter den Defiziten von Bewerbern an erster Stelle die mangelnde soziale Kompetenz genannt wurde?
Die Arbeit im Team löst das Einzelkämpfertum ab
    Immer mehr Arbeitsabläufe vollziehen sich inzwischen im Team oder im Netzwerk − eine Entwicklung, die an Ihnen nicht vorbeigehen darf. Schließlich nehmen Sie als Sekretärin eine Schlüsselstellung ein. Ergreifen Sie die Initiative und fördern gezielt Kollegialität und Kooperation unter Ihren Kollegen. Dabei können Sie zwei Ansätze verfolgen:
Der soziale Faktor: Jeder Mensch hat das Bedürfnis nach Anerkennung in der Gruppe. Sorgen Sie dafür, dass jedes Mitglied innerhalb Ihres Teams, Ihrer Abteilung, Ihrer Organisation genügend Bestätigung und menschliche Belohnung erhält. IhreGruppe oder Belegschaft soll jedem, der ihr angehört, gefühlsmäßige Heimat sein − nach der Maxime: «Wie sind alle eine große Familie.» Nehmen Sie die Rolle als Ansprechpartnerin und Vermittlerin ein.
Der Ego-Faktor: Jeder Mensch hat das Bedürfnis nach Individualität − und will sich selbst behaupten. Dies darf im Team nicht untergehen. Sorgen Sie also dafür, dass jeder in der Gruppe das eigene Ich nicht unterdrücken muss, sondern auch ausleben und verwirklichen kann. Im Gegenzug verhalten sich die Betroffenen sozial und sind bereit, etwas für das Team und die Kollegen zu tun.

    Sorgen Sie als die große Kommunikatorin dafür, dass Einsatz für andere und für die Gruppe mit der Selbstbehauptung des Einzelnen im Einklang stehen. Gelingt Ihnen das nicht, knallt’s früher oder später!
Von der Vorzimmerdame zur Kommunikationsexpertin …
    Die klassische Rolle der Sekretärin als Vorzimmerdame gehört der Vergangenheit an: So sehen es auch die Wissenschaftler vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation. Für sie ist die Sekretärin eine Büromanagerin, die nicht nur die herkömmlichen Schreib- und Verwaltungstätigkeiten beherrschen muss. Zu ihrem ständig wachsenden Aufgabenbereich zählen Kommunikation, Dokumentenverwaltung und Planung. Die erweiterte Kommunikationsfähigkeit setzt soziale Kompetenz voraus. Demgegenüber tritt die fachliche Kompetenz mehr und mehr in den Hintergrund. Gefragt sind in erster Linie psychologisches Gespür im Umgang mit dem Chef und allen Mitarbeitern sowie Repräsentationsqualitäten nach außen. Die Sekretärin der Zukunft verkörpert die Schnittstelle zwischen Chef, Mitarbeitern und Kunden. Trotz mehr Technik und weniger persönlichem Kontakt unter den Mitarbeitern ist menschliche Nähe und Wärme weiter gefragt.
… und zum multifunktionalen Allroundtalent
    Was ist eine Sekretärin? Diese Frage beantwortete Aram Bakshian jr., Redenschreiber diverser US-Präsidenten, einmal wie folgt: «Jemand, der oder die Briefe tippt? Nein, das ist eine Schreibkraft. Eine moderne Sekretärin kann Briefe schreiben, klar. Aber sie ist auch eine Spezialistin für Informations-Management,